Schon gehört aber nicht verstanden: Was bedeutet ZUGFeRD?

Immer wieder geistert der Begriff ZUGFeRd im Zusammenhang mit elektronischen Rechnungen, ERP- oder Warenwirtschaftsprogrammen auf. Doch was bedeutet das Kürzel eigentlich genau und hat es Relevanz für meine Bürotätigkeit oder bringt es mir Vorteile?

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Die Kürzels ZUGFeRD allein bietet noch keinen konkreten Anhaltspunkt um was es eigentlich geht. Denn von„Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ lässt nicht viel ableiten. Also um was geht es genau.

Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein einheitliches Format für elektronische Rechnungen. Ziel ist es den Austausch elektronischer Rechnung zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern zu standardisieren. Das ZUGFeRD-Rechnungsformat erlaubt es, Rechnungsdaten in einer PDF Datei zu übermitteln und diese ohne weitere Schritte auszulesen und zu verarbeiten.

Es entspricht den Anforderungen der internationalen Standardisierung und kann auch im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr aufgenommen und angewendet werden.

Rechtliche Voraussetzungen für ZUGFeRD

Die Entstehung von ZUGFeRD wurde durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 begünstigt. Darin wurde die elektronische Rechnung im Grunde der klassischen Papierrechnung gleichgestellt. Als Alternative zur qualifizierten Signatur, die bis dain erforderlich war, sind nun sogenannte „innerbetriebliche Kontrollverfahren“, die einen „verlässlichen Prüfpfad“ zwischen der Rechnung und der Lieferung gewährleisten, zulässig. Hinter dieser Definition verbirgt sich im Grunde eine klassische Rechnungseingangsprüfung, die in jedem Unternehmen praktiziert werden muss

ZUGFeRD – so funktionierts

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht im Wesentlichen aus zwei Teilen:

Aus einer visuellen Darstellung der Rechnung sowie aus maschinenlesbaren strukturierten Daten, die in die Rechnung eingebettet sind. Die visuelle Darstellung der Rechnung erfolgt im PDF-Form (PDF/A-3). Die maschinenlesbaren strukturierten Daten im XML-Format. Somit dient das PDF als Container sowohl für die visuelle Darstellung als auch für die strukturieren Daten im XML-Format.

Um elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD-Standard zu erzeugen, auszulesen und weiterzuverarbeiten, wird entsprechende Software benötigt. Die meisten kaufmännischen Softwarelösungen bieten bereits eine ZUGFeRD-Schnittstelle an.

 

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