Quelle: www.starfinder-dms.de

Digital und papierlos Dokumente und Akten zu archivieren, ist inzwischen nicht nur in großen Firmen angekommen. Für kleine und mittlere Unternehmen wird die digitale Archivierung auch immer wichtiger. Jedoch müssen dabei einige Dinge beachtet werden. Mit den GoBD beschreibt die Finanzverwaltung, welche Vorgaben für IT-gestützte Buchführungsprozesse gelten.

“Für manche Unternehmen sind die komplexen Gesetzestexte immer noch ein Grund, die Finger von der elektronischen Archivierung zu lassen. Dabei sind die wichtigsten Aspekte schnell erklärt“, sagt Frank Früh vom Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom).

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Angebote, Aufträge, Rechnungen, Notizen: Viele Unternehmen haben der Zettelwirtschaft und den Papierbergen bereits den Kampf angesagt. Doch es gilt auch das digitale Chaos zu beseitigen, das in den meisten Firmen herrscht. Die ansteigende Flut elektronischer Dokumente ist vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen eine Herausforderung. Viele Betriebe erfüllen die Voraussetzungen für eine rechtlich korrekte Archivierung nicht.

Die Anzahl der Dokumente, die Unternehmen verwalten, überblicken und bearbeiten müssen, steigt schnell. Während der Versand über Post und Fax zurückgeht, wächst der Berg elektronischer Dokumente, wie E-Mails, Anhänge, von Servern heruntergeladene Dateien oder elektronische Rechnungen.